Projektmanagement: - Planung
- Steuerung
- Reporting
- Planung
- Steuerung
- Reporting
Ein Projekt ist ein einmaliges, komplexes, zeitlich befristetes und zuständigkeitsübergreifendes Vorhaben erheblichen Umfangs, welches auch aufgrund seiner Innovativität mit einem gewissen Risiko verbunden ist. Projekte finden zunehmend in einem Umfeld statt, welches sich während ihrer Laufzeit fortlaufend ändert. Daher ist ein kontinuierliches Anpassen der Ziele und Projektstrukturen während der Projektlaufzeit erforderlich.
Projekte werden grundsätzlich außerhalb der festgelegten Linienstruktur abgewickelt. Ein möglichst unabhängiger Projektmanager übernimmt hierbei die Projektleitung. Die Projektleitung ist an besondere Anforderungen geknüpft, da sie durch Neuland navigiert, Fachleute aus unterschiedlichen Bereichen integriert, koordiniert und nicht alltägliche Probleme mit nicht alltäglichen Techniken löst.
Durch agiles Projektmanagement, z.B. den Scrum-Prozess, ist es möglich, frühzeitig auf veränderte Anforderungen und Rahmenbedingungen zu reagieren, um damit aufwendige Anpassungen und Neuentwicklungen in späteren Projektphasen zu vermeiden.
Die alleinige Verwendung von operativen Werkzeugen kann dabei kein aktives Projektmanagement ersetzen, sie unterstützen lediglich den erfahrenen Projektmanager bei seiner Arbeit.
“Ein Projekt ist ein komplexes Vorhaben, das zeitlich durch einen definierten Anfangs- und Endtermin begrenzt ist sowie durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen, wie zum Beispiel Projektziele, Projektabgrenzung, an der Umsetzung mitwirkende Organisationen und Ressourcen, und durch die fortschreitende Ausarbeitung der Projektergebnisse (z.B. bei Entwicklung eines Ergebnisses über mehrere Projektphasen oder Iterationen) gekennzeichnet ist.“
(Hindel, B., Hörmann, K., Müller, M., Schmied, J., 2009)
Das PMO (Project Management Office) umfasst die klassischen Aufgaben einer Projekt-Assistenz und leistet darüber hinaus weiterführende Themen, wie das Anforderungsmanagement, die Weiterentwicklung der Projektmethodiken, die Durchführung von Coachings / Trainings und das Durchführen von Audits und Reviews.
Häufig gestellte Fragen / FAQ
Ein Projekt ist ein vom Tagesgeschäft abgegrenztes Vorhaben, das meist eine eigene Projektorganisation erfordert.
Die wesentlichen Merkmale eines Projekts sind:
- Ein definiertes Ziel vor Projektbeginn
- Begrenzte Ressourcen
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit
- Festgelegte Ergebnisverantwortung
- Komplexes Vorhaben
- Neuartiges Vorhaben
- Definierter Start und definiertes Ende
Kein Projekt ist u.a. das Bedienen einer Hotline, da diese weder zeitlich begrenzt, noch eine komplexe abgeschlossene Tätigkeit ist.
Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -techniken, -mitteln und -organisation zur Abwicklung von Projekten.
Der Projektmanager übernimmt grundsätzlich folgende Aufgaben:
- Organisation des Projektstarts: u.a. Kick-Off-Veranstaltung organisieren und moderieren, Erstellen eines Projekthandbuchs
- Festlegung der Projektziele: u.a. Sichtung von Anforderungen und Verdichten zu Projektzielen
- Festlegung der Projektorganisation: z.B. Festlegung des Projektteams, Verfügbarkeiten der Stakeholder und Ressourcen sicherstellen
- Planung des Projekts: u.a. Festlegen von Meilensteinen, Schnüren von Arbeitspaketen, Festlegung von Entscheidungs- und Kontrollgremien
- Überwachung des Projekts: u.a. Anforderungsbasiertes Reporting, Statusmeetings
- Steuerung des Projekts: u.a. regelmäßiges Projektcontrolling, Zuweisen von Arbeitspakten und Verantwortlichkeiten
- Projektmarketing: u.a. Marketingunterlagen erstellen, Einrichten einer Intranetseite,
- Risikomanagement: u.a. Analysieren und Überwachen von Projektrisiken, gegebenenfalls Einleitung von Gegenmaßnahmen
- Abschluss des Projekts: u.a. Lessons Learned, Abschlusspräsentation
Optimalerweise unterstützt ein Projektmanager den gesamten Projektverlauf und wird bereits vor Beginn des Projekts eingesetzt.
Die Vorteile eines PMO sind der Qualitätszuwachs durch gut qualifizierte Berater sowie die Minimierung des Dokumentationsaufwandes und die nachhaltige Erfahrungssicherung bei den eigenen Mitarbeitern durch strukturiertes Knowledge-Management.
Der Projektmanager hat großen Einfluss auf den Verlauf eines Projekts, denn er kann in Konfliktsituationen schlichtend eingreifen und so dafür sorgen, dass das gesamte Projektteam an einem Strang zieht. Darüberhinaus priorisiert er Arbeitspakete entsprechend der aktuellen Projektumstände.
In kleineren Projekten ist es möglich, dass der Projektmanager ebenso die Aufgaben eines Anforderungsmanagers / Requirements Engineers übernimmt. Bei mittleren und großen Projekten empfiehlt es sich jedoch einen Anforderungsmanager für das Projekt einzubeziehen, um den Projekterfolg zu sichern, da das Managen von Anforderungen ab einer gewissen Anzahl von Anforderungen und Stakeholdern zum Vollzeitjob wird.
